Jak przeprowadzić efektywną burzę mózgów w firmie?

Każdy z nas, mniej lub bardziej świadomie, miał okazję uczestniczyć w kreatywnej i efektywnej dyskusji. Również każdy ma za sobą spotkanie, które miało być poświęcone rozwiązaniu konkretnego problemu, a skończyło się chaosem, kłótniami i w ostateczności stratą czasu. Jak nie dopuścić do takiej sytuacji i nauczyć się skutecznie generować dobre pomysły?

Spróbujcie burzy mózgów!

Jest to metoda twórczego rozwiązywania problemów polegająca na pracy grupowej. Cel? Znalezienie przyczyn problemów, generowanie pomysłów oraz wskazanie rozwiązań i najlepszych opcji. Skuteczność? Przy właściwie przeprowadzonej burzy mózgów – bardzo wysoka!

 

Zalety burzy mózgów

Co dwie głowy, to nie jedna. A co dopiero, gdy do dyspozycji mamy całą grupę myślących głów! Burza mózgów opiera się na luźnym podejściu uwzględniającym myślenie „w bok”, wieloaspektowe, z różnych punktów widzenia. W grupie każda osoba ma możliwość czerpania od innych i inspiracji, co sprzyja kreatywności i nieoczywistym pomysłom. Co więcej, takie spotkanie jest świetnym pretekstem do integracji grupy, lepszego poznania się i skrócenia dystansu pomiędzy pracownikami. Wspólna interakcja prawie zawsze skutkuje także powszechnym zaangażowaniem; w końcu każdy z uczestników ma swój wkład w projekt czy rozwiązanie danego problemu, także siłą rzeczy interesuje się nim i się w niego aktywnie włącza.

Aby jednak zalet burzy mózgów nie przeistoczyć w wady oraz uniknąć kłótni i nieporozumień w zespole, warto poznać zasady i techniki brainstormu, które uczynią tę metodę efektywną i produktywną.

 

 

Zasady brainstormu

 

Ilość ponad jakość

Tak, to nie pomyłka! W przypadku burzy mózgów nie liczy się sama jakość pomysłów i rozwiązań, a ich ilość. Istotą wstępnej fazy jest wygenerowanie jak największej ich ilości. Bardziej szczegółowo będziemy je analizować w kolejnych etapach. Pozwólmy więc uczestnikom puścić wodze fantazji i rzucać nawet najbardziej szalonymi pomysłami. Niech ich kreatywność nie ma granic. Szczególnie na początku, nawet absurdalne propozycje rozwiązania problemu są świetnymi lodołamaczami, które pozwolą pozbyć się wstydu, wprowadzić radosną i zabawną atmosferę; będą też dobrą podstawą dla pomysłów wyższej jakości.

 

Buduj kolejne pomysły na poprzednich

Pamiętaj, że jeden pomysł zawsze może stać się podstawą do kolejnego. Dlatego tak ważne jest, by dzielić sięinnymi dosłownie wszystkim, co tylko przyjdzie nam na myśl. Być może kolejna osoba dostrzeże w naszej wypowiedzi potencjał i na jej podstawie zbuduje swoją myśl, która, jeszcze udoskonalona, przybliży nas do sukcesu. Łączcie pomysły i na ich podstawie twórzcie kolejne, a pusta tablica wkrótce zapełni się inspiracjami.

 

Nie krytykuj i nie oceniaj

Nic tak nie zabija kreatywności jak krytyka i surowa ocena. Pamiętaj, że dążymy do tego, aby wygenerować jak największa ilość pomysłów, którą będziemy mogli później udoskonalić i przekształcić w gotowe rozwiązania. Na początkowym etapie wstrzymajmy się od oceny, zarówno negatywnej, jak i pozytywnej. Nie krytykujmy, pozwólmy grupie się wykazać. Niektóre nasze wypowiedzi same w sobie mogą mieć już negatywny wydźwięk i brzmieć oceniająco, nawet, jeśli nie mieliśmy początkowo takiej intencji. Przykłady? „Już tego próbowaliśmy”, „To nie zadziała”, „To niezgodne ze specyfiką naszej branży”, „To może się nie udać”, „Trochę cię poniosło”, itp. Gwarantujemy, że po skrytykowaniu któregoś z pomysłów, nikt już nie będzie miał odwagi się odezwać.

 

Trzymaj się tematu i terminu

Kiedy widzisz, że grupa zaczyna zbaczać z tematu i znacząco odbiegać od myśli przewodniej brainstormu, interweniuj. Z góry należy ustalić konkretny cel spotkania, przedstawić główny problem i do samego końca trzymać się tematu.

Również czas spotkania powinien być z góry ustalony. Przedłużanie brainstormu w nieskończoność wcale nie zagwarantuje nam większej ilości pomysłów. Może za to skutkować zmęczeniem i spadkiem koncentracji oraz zaangażowania. Limit czasu stwarza także presję, która buduje motywację, dlatego burza mózgów nie może przedłużać się w nieskończoność.

 

 

Oryginalne metody burzy mózgów

Zwykłe spotkanie nie przynosi skutków, a wśród uczestników pojawiają się kłótnie i sprzeczki? A może przeciwnie, panuje niezręczna cisza i nikt nie ma odwagi przedstawić na forum swoich pomysłów? Na szczęście istnieją skuteczne i sprawdzone sposoby na dodanie odwagi, przełamanie lodów oraz pobudzenie kreatywności grupy.

 

Mapy myśli

Metoda mind mapping polega na porządkowaniu i notowaniu informacji z wykorzystaniem zarówno tekstu, jak i obrazu. Mamy do dyspozycji słowa, symbole, barwy itd. Służy to zwiększeniu aktywności mózgu oraz zdecydowanie sprzyja pobudzeniu kreatywności i twórczemu, wielokierunkowemu myśleniu.

Jak wykonać mapę myśli? Najwygodniej na środku pustej kartki lub tablicy narysować koło, które będzie zawierało myśl przewodnią spotkania lub główny problem. Niech od tego koła odchodzą gałęzie, które będą pomysłami i propozycjami padającymi podczas spotkania. Kolejne pomysły wynikające z poprzednich lub będące ich skojarzeniami to kolejne poziomy pobocznych gałęzi. Weź pod uwagę, że to obrazy najbardziej pobudzają pamięć i twórcze myślenie, dlatego stosujcie je, gdzie tylko jest to możliwe. Twórz powiązania, dodając łączniki pomiędzy gałęziami.

 

 

Metoda Pięciu Dlaczego

Dzieci, zdobywając wiedzę i poznając świat, mają tendencję do zadawania setek pytań, wśród których zdecydowanie króluje pytanie „dlaczego?”. Jest to ich skuteczny sposób na zrozumienie wielu kwestii. Na wzór dziecięcych pytań można również zorganizować część spotkania w firmie. Jest to najlepszy sposób na dotarcie do sedna problemu i dokładną jego analizę.

Pierwsze zapytanie „dlaczego?” powinno generować kolejne. Pamiętaj, że 5 to tylko umowna liczba, dlatego pytaj o przyczynę tyle razy, ile będzie to konieczne, aby dotrzeć do sedna sprawy. Metoda Pięciu Dlaczego zachęca do otwartej rozmowy, której efekty mogą być zaskakujące i rzucić nowe spojrzenie na problem, który usiłujemy rozwiązać.

 

Dyskusja 66 Philipsa

Tak proste rozwiązanie, a tak skuteczne. Metoda ta polega na podzieleniu grupy na 6 podzespołów, które przez 6 minut działają we własnym gronie i generują swoje pomysły. Najlepiej będzie, jeśli mamy możliwość wygospodarowania dla każdej z grup osobnego pomieszczenia, lub chociaż odrębną część sali.

W drugiej części tej metody każda z podgrup przedstawia wyniki swojej wewnętrznej dyskusji, omawia je na forum całej grupy uczestników i ponownie wraca do swojego grona, powtarzając proces do czasu, aż uda się wypracować satysfakcjonujące rozwiązanie.

 

 

Metoda 365

Czas nagli, a firma potrzebuje skutecznych pomysłów i szybkich rozwiązań? W takiej sytuacji świetnie sprawdzi się Metoda 365. Będzie również skuteczna w przypadku, gdy zapadnie cisza i dyskusja utknie w martwym punkcie.

Każdy uczestnik brainstormu otrzymuje kartkę papieru i jest instruowany, by w ciągu najbliższych 5 minut zapisał 3 pomysły, które przyjdą mu do głowy. Następnie kartkę tę przekazuje osobie obok, która dopisuje kolejne 3 pomysły – w formie rozbudowanych rozwiązań poprzednika, ich modyfikacji lub swoich własnych, nowych idei. Kartki papieru przekazujemy do momentu, gdy dotrą one do każdego z uczestników.

Końcowym etapem Metody 365 jest dyskusja i omówienie wszystkich pomysłów oraz wybór tych, które wydają się najlepsze do realizacji i najbardziej skuteczne. Efekt? W krótkim czasie możemy zebrać nawet kilkaset świetnych pomysłów oraz w równym stopniu zaangażować wszystkich pracowników.

 

 

Zmiana perspektyw

Ciekawym doświadczeniem jest wcielenie się w wybraną postać i przybranie jej perspektywy. Nie powinna być to żadna z osób obecna na spotkaniu; może być to szef, osoba publiczna lub nawet fikcyjna. Uczestnicy burzy mózgów zastanawiają się, jak wybrana osoba podeszłaby do tematu i jakie rozwiązania mogłaby zaproponować. Należy starać się wejść w umysł konkretnej postaci, myśleć jak ona i przyjąć jej perspektywę.

Metoda zmiany perspektyw umożliwia spojrzenie na dany problem z innego punktu widzenia. Pobudza to kreatywność i usuwa bariery, takie jak wstyd i niepewność. Zespół może również spróbować wcielić się w przeciętnego klienta. Takie rozwiązanie pozwoli wypracować idee, które rozwiną firmę i dopasują się do potrzeb jej odbiorców.

 

Metoda schodów

Po ustaleniu problemu, wokół którego ma skupić się burza mózgów, w sali zostają tylko dwie osoby, a pozostali uczestnicy spotkania wychodzą. Dwie osoby, które pozostały, dyskutują ze sobą, generując pomysły, przez kilka minut. Następnie dołącza do nich jedna osoba, która dzieli się swoimi rozwiązaniami. Analogicznie kolejno wchodzą następne osoby, które mówią o swoich pomysłach, zanim usłyszą te, które zostały już przedstawione. Proces powtarzamy do momentu, gdy do sali wejdzie ostatnia osoba.

Metoda ta pozwoli, na podstawie pomysłów wszystkich, wypracować jedno, skuteczne rozwiązanie. Dodatkowo każdy uczestnik będzie miał poczucie, że zaangażował się w dyskusję.

 

 

Brainstorm jest niezwykle skuteczną metodą rozwiązywania problemów w firmie, o ile przeprowadzi się go zgodnie z wytycznymi. W przeciwnym razie może szybko przekształcić się w pole bitwy i spowodować niechciane konflikty wśród pracowników. Może także zakończyć się niepowodzeniem, a uczestnicy opuszczą salę bez wypracowanego rozwiązania.

Jak tego uniknąć? Przede wszystkim nie popełniaj kilku kluczowych błędów, na czele których stoi wspomniana krytyka. Bądź otwarty na niekonwencjonalne rozwiązania i dopuść do głosu wszystkich. Szybko przekonasz się, jak świetnym i efektywnym narzędziem jest burza mózgów.